Datenschutzerklärung

1 Einleitung und Anwendungsbereich

2 Verantwortliche Stelle / Datenschutzkontakt

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen, soweit anavantis selbst über Zweck und Mittel der Bearbeitung entscheidet, ist:

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen, Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an diese Kontaktdaten wenden.

3 Rolle von anavantis bei Kundenmandaten

4 Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die wir im Rahmen unserer eigenen Geschäftsbeziehungen, unserer Dienstleistungen, unserer Website und unserer digitalen Angebote erhalten oder erheben. Je nach Beziehung zu Ihnen können insbesondere folgende Kategorien betroffen sein:

• Stammdaten: z. B. Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Organisation, Geburtsdatum oder weitere Identifikations- und Kontaktdaten.
• Vertrags- und Geschäftsdaten: Angaben im Zusammenhang mit Offerten, Verträgen, Mandaten, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen, Supportanfragen und der Geschäftsbeziehung.
• Prüfungsdaten: z. B. Anmeldungen, Zulassungsunterlagen, Korrespondenz, Prüfungszuordnungen, Bewertungen, Noten, Resultate, Entscheide und Diplome, soweit wir diese im Rahmen eines Prüfungsmandats bearbeiten.
• Verbands- und Mitgliederdaten: z. B. Mitgliedschaft, Beitrags- und Zahlungshistorie, Eventteilnahmen, Kommunikation sowie Angaben im Zusammenhang mit Gremien und Verbandsaktivitäten, soweit wir diese im Rahmen eines Verbandsmandats bearbeiten.
• Daten von Expertinnen, Experten und weiteren Mitwirkenden: z. B. Kontaktdaten, Einsatzplanung, Funktionen, Abrechnungs- und Zahlungsinformationen.
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Randdaten aus E-Mail-, Telefon- oder sonstiger Kommunikation sowie Anfragen über unsere Website.
• Bewerbungs- und Personaldaten: Angaben aus Bewerbungen und Rekrutierungsverfahren sowie Daten von Mitarbeitenden, soweit dies für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.
• preXam-, Bestell- und Lizenzdaten: insbesondere E-Mail-Adresse, Bestellinformationen, Zahlungsreferenz, Lizenzcode und Lizenzstatus sowie zur Nutzung und zum Support erforderliche Angaben.
• Website- und technische Daten: insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem und gegebenenfalls Referrer-Daten.

Personendaten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen, von unseren Kundinnen und Kunden im Rahmen eines Mandats, von Vertragspartnern und Dienstleistern oder – soweit zulässig – aus öffentlich zugänglichen Quellen.

5 Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:

• Anbahnung, Abschluss, Verwaltung und Erfüllung von Verträgen und Mandaten;
• Organisation und Administration von Berufs- und höheren Fachprüfungen im Auftrag von Trägerschaften und Prüfungskommissionen;
• Führung und Administration von Geschäftsstellen und Verbänden im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden;
• Bereitstellung, Verkauf, Lizenzierung, Betrieb und Support von preXam und weiteren digitalen Lösungen;
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, Interessenten, Partnern, Lieferanten, Behörden und weiteren Stellen;
• Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Controlling und Reporting;
• Bearbeitung von Bewerbungen und Durchführung von Rekrutierungsverfahren;
• Sicherstellung und Weiterentwicklung unseres Betriebs, unserer IT-Systeme, Websites, Plattformen, Prozesse und Dienstleistungen;
• Gewährleistung von Sicherheit, Qualität, Compliance sowie Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche;
• Marketing und Pflege von Geschäftsbeziehungen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

6 Rechtsgrundlagen

Soweit eine Rechtsgrundlage erforderlich ist, bearbeiten wir Personendaten insbesondere zur Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, gestützt auf eine Einwilligung oder zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7 Website und technische Daten

8 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über die auf unserer Website vorgesehene Kontaktmöglichkeit kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens sowie gegebenenfalls zur Anbahnung einer Zusammenarbeit. Das derzeit auf der Website eingesetzte Kontaktformular speichert die Eingaben nicht auf unseren Servern, sondern erstellt lokal in Ihrem Browser eine vorbereitete E-Mail, die Sie über Ihr eigenes E-Mail-Programm versenden.

9 preXam und Online-Kauf

10 Auftragsbearbeiter und Datenbekanntgabe an Dritte

Wir können Personendaten an Dritte bekanntgeben oder durch Dritte bearbeiten lassen, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Dazu gehören insbesondere:

• IT-, Hosting-, Cloud-, Datenbank- und Softwaredienstleister;
• Zahlungsdienstleister, Banken, Versicherungen, Treuhand- und Beratungsunternehmen;
• Druck-, Versand-, Kommunikations- und weitere operative Dienstleister;
• unsere Kundinnen und Kunden bzw. deren zuständige Organe, Gremien und Fachpersonen im Rahmen eines Mandats;
• Behörden, Gerichte und andere öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung oder Berechtigung besteht.

Soweit Dienstleister Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten, verpflichten wir sie im erforderlichen Umfang vertraglich zur zweckgebundenen Bearbeitung und zu angemessenen Sicherheitsmassnahmen.

11 Datenbekanntgabe ins Ausland

Empfänger und Dienstleister können sich in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in anderen Staaten befinden, insbesondere in den USA. Erfolgt eine Bekanntgabe in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, stellen wir den erforderlichen Schutz durch geeignete Garantien sicher, insbesondere durch anerkannte Standardvertragsklauseln, soweit keine gesetzliche Ausnahme anwendbar ist. Die verwendeten Dienstleister in den USA sind aktuell alle unter dem geltenden CH-US Data Privacy Framework zertifiziert.

12 Aufbewahrung und Löschung

Wir bearbeiten und speichern Personendaten so lange, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck, die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Für Geschäftsunterlagen gelten in der Regel gesetzliche Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Für Daten, die wir als Auftragsbearbeiterin im Rahmen eines Kundenmandats bearbeiten, richten sich Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung zusätzlich nach den Weisungen und vertraglichen Vereinbarungen mit der jeweiligen Auftraggeberin bzw. dem jeweiligen Auftraggeber. Anschliessend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

13 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und unzulässiger Bearbeitung. Die Übertragung unserer Website erfolgt verschlüsselt. Ein vollständiger Schutz bei der Übermittlung von Daten über das Internet, insbesondere per E-Mail, kann jedoch nicht garantiert werden.

14 Rechte der betroffenen Personen

15 Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Massgebend ist die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.